Správa pracovních cest

Česky
  • Aplikace sleduje celý proces pracovní cesty zaměstnance od založení žádosti, přes schvalování žádosti i zálohy, vyplacení zálohy, až po konečné zúčtování.
  • Pracovník žádající o pracovní cestu si prostřednictvím portálu založí žádost o pracovní cestu. Při zakládání má k dispozici přehledný kalendář, do kterého zadává všechny údaje související s danou pracovní cestou, např. informace o důvodu, místě a čase konání cesty, způsobu dopravy, apod. V případě použití soukromého automobilu je možné zadat všechny údaje potřebné pro výpočet nákladů s tím souvisejících, a ze kterých se tyto náklady automaticky počítají. Na každou služební cestu je možné požádat o zálohu.

Založení žádosti na portále

  • Přehledová obrazovka cest pracovníka ve formě kalendáře
  • Možné aktivity:
    • Založení nové žádosti, také jako kopie existující (poslední sl. cesty jako „vzor“), výběr za služebních SPZ, více měn na zálohu na 1 cestu, …
    • Změna existující žádosti
    • Prohlížení žádostí a to včetně těch, kde byla již cesta uzavřena
    • Při uložení je žádost o pracovní cestu odeslána „schvalovateli“, kterého zadal žadatel anebo je přidělen automaticky systémem. Schvalovatel žádost schválí anebo zamítne, a to buď prostřednictvím portálu anebo přímo v SAP ERP.
    • Schválená služební cesta pak pokračuje dalším krokem workflow – na odsouhlasení požadované zálohy. Odpovědný pracovník může zálohu zamítnout, schválit, případně upravit její hodnotu.

Správa pracovních cest

Pokladna

  • Následně je pracovníkovi z pokladny vyplacena schválená záloha. Transakce pokladna je nastavená tak, aby byl proces platby zálohy co nejjednodušší – výplata zálohy se provádí tlačítkem „Záloha“, vrácení zálohy tlačítkem „Vrácení zálohy“. Při vyplacení/vrácení zálohy se automaticky generuje i účetní doklad.

Vyúčtování pracovní cesty

  • Po ukončení pracovní cesty musí pracovník na portálu doplnit chybějící údaje ke své pracovní cestě – např. náklady na ubytování, v případě zahraniční cesty čas překročení hranice, apod. Na základě těchto údajů se automaticky spočtou diety, zohlední se vyplacená zálohy a všechny tyto údaje se při uložení odešlou do účtárny.
  • Nabízí se přednastavené volby:
    • Druh paliva: nafta, benzín, …
    • Strava: snídaně, polopenze, …
    • Platba: hotově, kartou, …
  • V účtárně se údaje ještě zkontrolují a v případě nesrovnalostí se pošlou zpět k žadateli. Pokud je všechno v pořádku, pracovníkovi je vyplacen zbytek nákladů, případně se od něj převezme zůstatek zálohy. Při zúčtování pracovní cesty se vygeneruje účetní doklad.
image "colorbox": 
Správa pracovních cest